1.
Ich: Wenn jemand sich nicht im Klaren darüber ist, dass er wertvolles Wissen besitzt, kann er es auch nicht aufschreiben.
Du: wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeit dokumentiert oder gar die Dokumentation im Sinne eines Erläuterungsberichtes zu dem Produkt seiner Arbeit gehört, kann doch dieses Wissen in einer Datenbank oder Dokumentenverwaltung nachgelesen werden. Oder?
Ich: Das Problem ist aber, dass ich gar nicht alles aufschreiben kann, soll oder will. Dann würde ich ja nicht mal mehr die Hälfte schaffen von dem was ich bisher tue. Also muss ich filtern. Und an der Stelle filtern die meisten einfach zu aggressiv: Ich weiß doch eh nichts, was die anderen interessiert! Natürlich ist das völliger Quark. Aber viele Mitarbeiter begreifen das nicht. Und wenn die Mitarbeiter sich dann auch noch rechtfertigen müssen, dafür dass sie zwei Stunden lang einen Artikel im Wiki geschrieben haben, dann hilft das auch nicht. Aber gerade das passiert in vielen Firmen. Wenn es aber die Möglichkeit gibt sich intensiv, informell, und wenn möglich Face to Face unterhalten kann, dann entdeckt man plötzlich, dass man die Lösung für ein Problem eines Kollegen hat, dies aber vielleicht nie als Problem wahrgenommen hat.

2.
Ich: Wenn jemand sich seines Wissens bewusst ist, heißt das noch nicht, dass er in der Lage ist es in brauchbarer Form aufzuschreiben.
Du:Jeder in der Firma könnte doch dann beim Autor nachfragen, sollte der Text nicht ausreichend sein.
Ich: Absolut richtig. So wünsche ich es mir, und so lebe ich es selbst. ABER viele trauen sich nicht. Unheimlich viele haben bei der Sesamstraße erst nach dem Vorspann aufgapasst, dabei kommt das wichtigste ganz zu Anfang: “Wer nicht fragt bleibt dumm.” Am krassesten habe ich das an der Uni erlebt. Der Prof erklärt was. Fragt ob alles klar ist. Keiner rührt sich. Ich denk mir: Oha, nur ich Depp hab es wieder nicht begriffen. Bis ich dann nachher bei den anderen Studenten gefragt hab. Kaum einer hatte es wirklich verstanden. Die meisten trauen sich nicht eine Frage zu stellen, weil sie dann denken dumm da zu stehen. Der Rest hat noch nicht einmal gemerkt, dass sie etwas nicht verstanden haben. Das haben ein paar Studenten nur wenige Male mitgemacht, danach saßen wir in der ersten Reihe und haben den Prof mit Fragen gelöchert, wann immer er es zu ließ. In Unternehmen ist es nicht anders. Viele Leute trauen sich nicht zu fragen.

3.
Ich: Wenn er es aufschreibt, wird es noch lange nicht gefunden.
Du: Dokumentieren die Leute so schlecht, dass dieses Wissen nicht gefunden wird? Wie oft benutz du Google und findest nichts?
Ich: Das Dinge nicht gefunden liegen kann in meiner Erfahrung verschiedene Gründe haben:
- Oft gibt es viele verschieden Möglichkeiten eine Information abzulegen, aber keine einfache Suche über alle Quellen. Bei meinem aktuellen Kunden muss ich Informationen zu einem konkreten Projekt in zwei gesharten Laufwerken, einem Wiki, und zwei Dokumentenmanagementsystemen suchen. Von Projekt übergreifender Information mal ganz zu schweigen.
- Suchmaschinen funktionieren innerhalb von Unternehmen wesentlich schlechter. Googles Ergebnisqualität hängt wesentlich damit zusammen, dass es zu einer Frage typischer Weise 100.000 Dokumente gibt, über die via Links Millionen von Leuten abgestimmt haben, so dass Google nur noch die 10 besten raussuchen muss. In einem Unternehmen hat man für ein Stück Information aber oft nur ein, zwei oder drei Quellen, zu denen es mit ein bischen Pech keinen einzigen Link gibt.
- Oft wird garnicht erst (Unternehmensintern) gesucht, da die Suche ja eh nichts bringt, weil zu wenig Inhalt vorhanden ist. Meist wird nur intern gesucht, wenn man weiß, dass die Information vorhanden ist, z.B. weil man sie schon mal gesehen hat, oder weil die Information da sein MUSS (irgendwo muss doch stehen, wie man eine Reisekostenabrechnung zu machen hat)

4.
Ich: Wenn es gefunden wird, wird es noch lange nicht gelesen.
Du: Wer es findet muss es auch gelesen haben. Finden ohne lesen gibt es nicht.
Ich: Wenn es aktiv gesucht wurde, gebe ich dir Recht. Aber was ist mit den Zufallsfundstücken. Viel von dem was ich täglich lerne stammt aus einer Flut von Artikeln, die per Feed Reader bei mir eintreffen. Da finde ich ca 100-200 Artikel am Tag. Aber nur wenige davon lese ich wirklich. Ist an sich ja auch nicht schlimm. Aber wenn ich mich vor meinem Chef rechtfertigen muss, warum ich gerade wieder was lese, steigt der Anteil der Information, die ich sehenden Auges an mir vorbeiziehen lasse. Und darum geht es mir in dem Artikel: Ich muss als Manager das Klima schaffen, in dem sich Mitarbeiter auch dann Dinge anschauen, lesen, ausprobieren können, wenn sie nicht zu dem aktuellen Aufgaben gehören.

5.
Ich: Wenn es gelesen wird, wird es vermutlich nicht verstanden.
Du: Siehe 2.
Ich: sic

6.
Ich: Wenn es verstanden wird, wird es dann auch umgesetzt?
Du: Wenn nicht, ist der Mitarbeiter fehl am Platz.
Ich: Wenn ich ein Problem habe, die Lösung dafür finde, verstehe und dann nicht umsetze, verhalte ich mich natürlich fahrlässig. Aber oft ist die Lage nicht so eindeutig und dann wird das Unternehmensklima wieder interessant: Da gibt es dieses neue Tool, das könnten wir einsetzen. Das würde unser Produkt besser wartbar machen. Aber alle die damit arbeiten müssten sich darin einarbeiten. Machen oder nicht machen. Bei meinem Arbeitgeber wird sowas meist im Projektteam entschieden. Funktioniert wunderbar, weil alle wissen worum es am Ende geht. D.h. nicht, dass wir immer das richtige Tool erwischen, aber es gehen auch keine Projekte wg. eines falschen Tools unter. Bei einem Kunden, muss ein neues Tool evaluiert und freigegeben werden, was a) für einen normalen Mitarbeiter praktisch chancenlos ist, b) länger dauert als die meisten Projekte c) dermaßen viel Aufwand bedeutet, dass jedem noch so engagierten Mitarbeiter die Lust vergeht. Quizfrage: wer hat ein dediziertes Wissensmanagement? Zugegeben, die Firmen operieren auch in völlig verschiedenen Größenordnungen.

Und nun zur Gretchenfrage:
Du: Warum macht für dich eine Unternehmensweite Dokumentenverwaltung keinen Sinn?
Ich: Eine Unternehmensweite Dokumentenverwaltung kann schon sinnvoll sein. Aber in den meisten Fällen löst sie nicht das Problem, das sie lösen soll: Wie bekommen wir mehr Informationen von den Köpfen in denen sie steckt, in die Köpfe in denen sie von Wert ist. Dieser Informationstransfer funktioniert via Dokumente denkbar schlecht. Viel besser funktioniert er im direkten Gespräch, oder in der Zusammenarbeit. Wenn er über Dokumente laufen muss (wegen geographischer Distanz z.B.) dann kann oft ein einfaches Verzeichnissystem oder ein freies Wiki gleich gute oder bessere Dienste leisten, wie ein teures System.

Viele dieser Systeme sind aber in der Tat kontraproduktiv, wenn:
- sie zusätzlichen Aufwand bedeuten, weil Software installiert werden muss, sie langsam sind, sie unintuitiv sind, oder die Eingabe von zusätzlichen Properties oder dergleichen erfordern
- sie nicht ebenso hochverfügbar sind wie die Alternative (Filesystem)
- sie einen zusätzlichen Datentopf darstellen, ohne klare, einfache unmittelbar klare Kriterien, wann etwas in das Dokumentenmanagement System gehört und wann z.B. in das Filesystem.

Wenn es klare Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem gibt, die dieses erfüllen kann, spricht absolut nichts dagegen. Ein Beispiel war ein System, in dem Briefe und Faxe und dergleichen automatisch gescannt und per OCR erfasst wurden, so dass der Scan + die OCR Ergebnisse + manuell erfasste Daten Revisionssicher (rechtliche Anforderung) beieinander gehalten werden. Das hat funktioniert und war ganz wunderbar.

Mit freundlichen Grüßen
Jens

ich habe zu deinem Artikel bzw. speziell zu deiner Aufzählung Fragen und Anmerkungen:

1. wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeit dokumentiert oder gar die Dokumentation im Sinne eines Erläuterungsberichtes zu dem Produkt seiner Arbeit gehört, kann doch dieses Wissen in einer Datenbank oder Dokumentenverwaltung nachgelesen werden. Oder?

2. Jeder in der Firma könnte doch dann beim Autor nachfragen, sollte der Text nicht ausreichend sein.

3. Dokumentieren die Leute so schlecht, dass dieses Wissen nicht gefunden wird? Wie oft benutz du Google und findest nichts?

4. Wer es findet muss es auch gelesen haben. Finden ohne lesen gibt es nicht.

5. Siehe 2.

6. Wenn nicht, ist der Mitarbeiter fehl am Platz.

Ich bin eigentlich zufriedener Anwender von Google, Freemind, Wikipad, Doc Fetcher usw., da ich meistens das finde was ich suche. Warum macht für dich eine Unternehmensweite Dokumentenverwaltung keinen Sinn? Bedeutet nicht auch die strukturierte Speicherung von Daten Wissensmanagement? Man könnte doch z. B unterscheiden, ob die Daten den zu den Kategorien Eingabe oder Bearbeitung oder Ergebnis gehören.

Mit freundlichen Grüßen
S. Scheurer