Alle Teile dieser Serie:
Der Projektstrukturplan
Der Ablaufplan
Arbeit und Dauer

Bevor ich nach langer Pause mein kleines MS-Project Tutorial mit der Ressourcenplanung fortsetze, muss ich sicherstellen, dass ihr euch noch an die Grundrechenart erinnert.

Wenn man den Aufwand und die Zeit, die für einen Vorgang oder ein Projekt benötigt werden, abschätzen will, muss man einen einfachen Zusammenhang verstehen:

Arbeit = Dauer * Intensität

Arbeit ist dabei die Menge der Arbeit die anfällt oder vernichtet wird, gemessen in Personen*Zeit, also z.B. Personen-Tagen.
Dauer ist die Zeit vom ersten Handschlag, bis zum Ende der Tätigkeit, gemessen in Tagen, Stunden und dergleichen. Und Intensität ist die Anzahl (oder der Anteil von) Personen, die gleichzeitig an der Aufgabe arbeiten. Typischerweise gemessen in Personen.

Ein Beispiel: Für eine Weihnachtsfeier müssen 1000 Einladungen gefaltet in einen Umschlag gesteckt und mit einem Adressaufkleber versehen werden. Ein kleines Experiment zeigt: pro Einladung benötigt man etwa 30 Sekunden. Also braucht eine Person 30000 Sekunden oder 500 Minuten oder etwas über 80 Stunden, also zwei Arbeitswochen.

Wenn man aber 5 Personen einsetzt (die Intensität verfünffacht) braucht man nur noch 2 Tage, die Arbeit bleibt konstant, die Dauer sinkt auf ein Fünftel.

Ein anderes Beispiel: 2 Personen (Intensität) treffen sich zu einem 1 stündigen Meeting (Dauer), es fällt also Arbeit von 2 Personen-Stunden an. Ãœberraschend stoßen 4 weitere Teilnehmer hinzu. Die Intensität verdreifacht sich, aber deswegen dauert das Meeting keine 20 Minuten, sondern noch immer 1 Stunde. Also wächst die Arbeit auf 6 Personen-Stunden.

Eine Programmieraufgabe wird auf 2 Tage Arbeit für eine Person geschätzt. Nach genauerer Prüfung wird festgestellt, dass alles viel einfacher ist und daher nur ein Personentag Arbeit benötigt wird. Der zuständige Mitarbeiter nutzt die Gelegenheit um einige Supportanfragen für ein altes Projekt zu bearbeiten und arbeitet daher nur halbe Tage an der Aufgabe. Arbeit sinkt, Intensität sinkt, Dauer bleibt konstant.

Diese drei Attribute gibt es natürlich auch in MS-Project.

Arbeit heißt Arbeit
Dauer heißt Dauer
und Intensität heißt Zuordnungseinheiten. Es geht doch nichts über einen Beamten als Dolmetscher.

Arbeit und Dauer sind Attribute des Vorgangs, Zurordnungseinheiten gibt es aber nur im Kontext einer Ressource, die an einem Vorgang arbeitet.
Um sie anzuzeigen, konstruieren wir uns mal wieder eine spezielle Ansicht:

Ansicht -> weitere Ansichten ... -> Neu -> Ansichtkombination

Für den oberen Teil wählen wir 'Balkendiagramm (Gantt)' für den unteren 'Ressource Einsatz'

Hier können wir im oberen Teil Arbeit und Dauer sehen und zum Beispiel per Spalte Ressourcenkürzel Ressourcen einer Aufgabe zuordnen. Im Untern Teil können wir die Zuordnungseineinheiten (in %) sehen und auch Ãœberlastung von Ressourcen.

Bleibt ein Problem: Wenn man jetzt in Project eins dieser Attribute verändert, muss auch eins der anderen beiden Attribute angepasst werden. Aber welches? Wie man spätestens beim letzten Beispiel gemerkt haben sollte gibt es keinen Algorithmus der einme dies verrät. Es hängt von der Art der Aufgabe ab, um die es geht. Dies 'Art' heißt in MS-Project genau so: 'Art' und ist ein Attribut von Vorgängen. Es kann sich um 'Feste Einheiten', 'Feste Dauer' oder 'Feste Einheiten' handeln. MS-Project versuchte die 'festen' Einheiten fest zu halten. Wenn eins der anderen Attribute geändert wird, wird das dritte angepasst, so dass obige Gleichung wieder stimmt.

Ihr könnt jetzt die Dauer, Arbeit und Intensität eurer Vorgänge steuern, Bleibt noch eine Warnung: Jeder Formalismus, der einfacher ist als eine relativistische Theorie der Quanten Chromo Dynamik ist notwendiger Weise eine Näherung der Wirklichkeit. Wenn ihr also die Schwangerschaft eurer Frau durch die Unterstützung von 8 weiteren Frauen zu verkürzen, verkürzt dies allenfalls eure Beziehung und erhöht eure finanzielle Belastung. Will sagen die Formel ist der Idealfall und vernachlässigt völlig Dinge wie Einarbeitungszeiten und gegenseitige Behinderung bei der Arbeit, weil mehr als einer die selbe Datei berabeitet.

Demnächst geht es weiter damit, wie man die oben gezeigt Ansicht verfeinern kann, um eine kontrollierte Ressourcenplanung zu betreiben.